Einleitung: Wenn der Vertrieb läuft – aber sich trotzdem alles falsch anfühlt
Ihr Vertriebsteam ist engagiert. Die Gespräche mit Kunden finden statt. Angebote gehen raus. Und trotzdem bleibt am Monatsende das ungute Gefühl: Die Ergebnisse sind nicht planbar, Forecasts fühlen sich wie Ratespiele an, und operative Themen dominieren die Gespräche mehr als Kunden und Abschlüsse.
In vielen Unternehmen wird in dieser Situation reflexartig am Vertrieb angesetzt: neue Incentives, zusätzliche Schulungen, mehr Druck. Doch genau hier liegt der Denkfehler. In der Praxis zeigt sich immer wieder: Das Problem liegt selten im Vertrieb selbst, sondern fast immer in fehlenden oder schlecht aufgesetzten Sales Operations.
Sales Operations sind das Fundament, auf dem Vertrieb effizient, skalierbar und planbar arbeiten kann. Fehlt dieses Fundament, gleichen selbst die besten Vertriebler strukturellen Mängeln aus – bis es nicht mehr geht.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen fünf klare Warnsignale, an denen Sie erkennen, ob Ihr Unternehmen kein Vertriebsproblem, sondern ein Operations-Problem hat. Wenn Sie sich in mindestens zwei Punkten wiederfinden, sollten Sie genauer hinschauen.
Warnsignal 1: Ihre Forecasts sind Lotterie
Forecast-Meetings verlaufen jeden Monat ähnlich: Zahlen werden geschätzt, Deals „gefühlt“ bewertet, und am Ende liegt die Prognose deutlich neben dem tatsächlichen Ergebnis. Mal zu optimistisch, mal zu pessimistisch – aber selten verlässlich.
Das eigentliche Problem
Forecasts scheitern nicht an mangelnder Erfahrung der Vertriebler, sondern an fehlender Struktur. Häufig existiert keine einheitliche Definition der Pipeline-Stufen. Was bedeutet „Qualified“? Wann gilt ein Deal als „Commit“? Jeder beantwortet diese Fragen anders – und genau das macht Forecasts wertlos.
Ohne klare Kriterien pro Pipeline-Stufe werden Wahrscheinlichkeiten subjektiv. Der Forecast wird zur Meinung, nicht zur belastbaren Entscheidungsgrundlage.
Die Ursache
- Keine standardisierten Deal-Stufen
- Keine klaren Exit-Kriterien pro Phase
- Keine datenbasierte Gewichtung der Pipeline
Quick-Check
Wie groß ist die Abweichung zwischen Forecast und tatsächlichem Umsatz der letzten drei Monate? Liegt sie regelmäßig über 20 %, ist das kein Zufall – sondern ein strukturelles Operations-Problem.
Warnsignal 2: Vertriebler klagen über Admin-Aufwand
„Ich verbringe mehr Zeit im CRM als mit Kunden.“ Dieser Satz fällt in nahezu jedem Vertriebsteam – und ist ein massives Alarmsignal.
Das eigentliche Problem
Vertriebler werden eingestellt, um zu verkaufen. Wenn sie jedoch Stunden mit Dateneingabe, Reporting oder manuellen Follow-ups verbringen, entsteht Frustration – und ineffiziente Nutzung teurer Ressourcen. Studien zeigen: Im Durchschnitt verbringen Vertriebler nur rund 41 % ihrer Zeit mit tatsächlicher Verkaufsarbeit.
Die Ursache
- Fehlende Automatisierungen
- Unklare CRM-Nutzungsvorgaben
- Keine operative Unterstützung durch Sales Operations
CRM-Systeme werden dann als Belastung wahrgenommen statt als Unterstützung. Das führt zu unvollständigen Daten, Umgehungslösungen – und langfristig zu schlechter Entscheidungsgrundlage für das Management.
Klartext
Wenn Ihr Vertrieb CRM-Pflege als notwendiges Übel empfindet, fehlt eine saubere Operations-Struktur. Gute Sales Operations reduzieren Aufwand – sie erhöhen ihn nicht.
Warnsignal 3: Leads verschwinden im System
Marketing generiert Leads. Kampagnen laufen. Die Zahlen sehen gut aus. Doch im Vertrieb kommen diese Leads entweder verspätet an – oder gar nicht. Chancen verpuffen ungenutzt.
Das eigentliche Problem
Zwischen Marketing und Vertrieb klafft eine operative Lücke. Ohne klare Lead-Routing-Logik und definierte Follow-up-Prozesse geht wertvolles Potenzial verloren. Besonders kritisch: Die ersten Minuten nach einem Lead-Eingang.
Studien zeigen, dass Leads mit einer Reaktionszeit unter fünf Minuten eine signifikant höhere Abschlusswahrscheinlichkeit haben. Jede Verzögerung kostet Umsatz.
Die Ursache
- Kein automatisches Lead-Routing
- Keine SLA zwischen Marketing und Sales
- Kein systematisches Follow-up
Realität
Leads verschwinden nicht, weil Vertriebler schlecht arbeiten – sondern weil Operations fehlen, die Geschwindigkeit und Verbindlichkeit sicherstellen.
Warnsignal 4: Jeder arbeitet anders
Fragen Sie drei Vertriebler nach ihrem Verkaufsprozess – und Sie erhalten drei unterschiedliche Antworten. Wissen ist individuell, Abläufe sind implizit, Standards existieren nicht.
Das eigentliche Problem
Fehlende Standardisierung macht Vertrieb nicht skalierbar. Neue Mitarbeiter brauchen Monate, um produktiv zu werden. Best Practices sind personengebunden statt systematisch verankert.
Die Ursache
- Keine dokumentierten Sales-Prozesse
- Kein Onboarding-Framework
- Keine klare Definition von Best Practices
Ohne Operations gibt es keinen reproduzierbaren Vertriebserfolg – nur individuelle Leistungsspitzen.
Quick-Check
Könnten Sie Ihren Verkaufsprozess heute auf ein Whiteboard zeichnen – inklusive Phasen, Verantwortlichkeiten und Übergaben? Wenn nicht, fehlt die operative Grundlage.
Warnsignal 5: Die Datenqualität sinkt stetig
Dubletten, veraltete Kontakte, leere Felder. Reports wirken unzuverlässig, Entscheidungen werden zunehmend „aus dem Bauch heraus“ getroffen.
Das eigentliche Problem
Datenqualität ist keine technische Frage – sondern eine organisatorische. Wenn niemand verantwortlich ist, verschlechtert sie sich automatisch. Schlechte Daten sind kein Symptom, sondern ein Ergebnis fehlender Ownership.
Die Ursache
- Keine klare Verantwortung für Datenqualität
- Fehlende Validierungsregeln
- Keine regelmäßigen Datenbereinigungen
Die wirtschaftlichen Folgen sind erheblich: Studien beziffern die Kosten schlechter Datenqualität auf mehrere Prozent des Jahresumsatzes – durch Fehlentscheidungen, ineffiziente Prozesse und verpasste Chancen.
Fazit: Es ist kein Vertriebsproblem
Wenn Sie sich in mindestens zwei dieser Warnsignale wiedererkennen, ist die Diagnose klar: Ihr Unternehmen hat kein Vertriebsproblem – sondern ein Sales-Operations-Problem.
Der entscheidende Unterschied:
- Vertriebsprobleme löst man mit Training und Motivation.
- Operations-Probleme löst man mit Struktur, Prozessen und klarer Verantwortung.
Ohne funktionierende Sales Operations bleibt Vertrieb Zufall. Mit ihnen wird er planbar, skalierbar und nachhaltig erfolgreich.
Nächster Schritt: Finden Sie heraus, wo Ihr Unternehmen steht.
Self-Assessment starten – und in wenigen Minuten Klarheit gewinnen, ob Ihre Herausforderungen operativ bedingt sind.
[pdn_sales_ops_assessment]
