Einleitung
Viele Unternehmen kommen an denselben Punkt. Die Pipeline wächst, Forecasts werden wichtiger, der Vertriebsalltag wird komplexer. Spätestens jetzt wird klar: Sales Operations sind kein Nice-to-have mehr, sondern notwendig, um Vertrieb planbar zu steuern.
Die entscheidende Frage lautet dann nicht mehr ob, sondern wie. Soll eine interne Sales-Operations-Stelle aufgebaut werden? Oder ist es sinnvoller, diese Funktion extern zu vergeben?
Beide Optionen haben klare Vor- und Nachteile. Dieser Artikel liefert einen ehrlichen, nüchternen Vergleich, ohne Ideologie und ohne Tool-Bias. Ziel ist es, Ihnen eine fundierte Entscheidungsgrundlage zu geben – abhängig von Teamgröße, Zeitdruck, Budget und strategischem Anspruch.
Option A: Interne Sales Operations
Vorteile
Eine interne Sales-Operations-Rolle ist vollzeitlich verfügbar und tief in die Organisation eingebunden. Die Person kennt Produkte, Kunden, interne Abläufe und Unternehmensziele im Detail. Durch die enge Zusammenarbeit mit Vertrieb, Marketing und Management entsteht ein hohes Maß an firmenindividuellem Kontextwissen.
Hinzu kommt die kulturelle Integration. Interne Mitarbeiter verstehen informelle Prozesse, Entscheidungswege und Dynamiken, die externen Partnern oft verborgen bleiben. Das kann insbesondere in politisch komplexen Organisationen ein Vorteil sein.
Nachteile
Der größte Nachteil ist der Kostenfaktor. Eine qualifizierte Sales-Operations-Rolle liegt typischerweise bei 70.000–90.000 € Jahresgehalt. Rechnet man Arbeitgebernebenkosten, Recruiting, Onboarding und Infrastruktur hinzu, entstehen monatliche Kosten von etwa 8.000–10.000 €.
Hinzu kommt der Zeitfaktor. Recruiting dauert häufig 3–6 Monate, die Einarbeitung weitere 6 Monate. Der Time-to-Value liegt realistisch bei 9–12 Monaten.
Ein weiteres Risiko ist die Abhängigkeit von einer Person. Kündigt diese, beginnt der Prozess von vorne – inklusive Wissensverlust.
Wann sinnvoll?
Eine interne Sales-Operations-Stelle ist sinnvoll:
- ab ca. 20+ Vertriebsmitarbeitern
- bei langfristigem Budget
- wenn ausreichend Zeit für Aufbau und Einarbeitung vorhanden ist
Option B: Externe Sales Operations
Vorteile
Externe Sales Operations sind sofort einsatzbereit. Prozesse, Best Practices und Methoden sind vorhanden und können innerhalb weniger Wochen wirksam werden. Der Time-to-Value liegt meist bei 2–4 Wochen.
Ein weiterer Vorteil ist die Flexibilität. Leistungen lassen sich skalieren, anpassen oder kurzfristig beenden. Die monatlichen Kosten liegen je nach Umfang meist zwischen 950 und 3.000 € – deutlich unter einer internen Vollzeitstelle.
Externe Anbieter bringen zudem breite Erfahrung aus unterschiedlichen Branchen, CRM-Systemen und Organisationsmodellen mit. Typische Fehler werden vermieden, weil sie bereits bekannt sind.
Nachteile
Externe Sales Ops sind in der Regel nicht exklusiv tätig und nicht physisch vor Ort. Das firmeninterne Detailwissen ist geringer, insbesondere zu Beginn. Prozesse müssen erklärt, Kontexte vermittelt werden.
Für Unternehmen, die eine dauerhaft vollständig integrierte Rolle erwarten, kann dies als Nachteil empfunden werden.
Wann sinnvoll?
Externe Sales Operations sind besonders sinnvoll:
- bei 5–20 Vertriebsmitarbeitern
- bei hohem Zeitdruck
- bei begrenztem Budget
- bei dem Wunsch nach schnellem, messbarem Impact
Vergleich: Intern vs. Extern
| Kriterium | Intern | Extern |
|---|---|---|
| Kosten/Jahr | ca. 120.000 € | 11.400–36.000 € |
| Time-to-Value | 9–12 Monate | 2–4 Wochen |
| Kündigungsfrist | 3–6 Monate | meist 30 Tage |
| Skalierung | neuer Hire nötig | Paket anpassen |
| Expertise | firmenspezifisch | breit & erprobt |
| Verfügbarkeit | exklusiv | geteilt |
Der Vergleich zeigt deutlich: Es handelt sich weniger um eine Qualitätsfrage als um eine strategische Entscheidung.
Option C: Der Hybrid-Ansatz
Viele Unternehmen entscheiden sich für einen Hybrid-Ansatz. Externe Sales Operations werden genutzt, um kurzfristig Struktur zu schaffen, während parallel eine interne Rolle aufgebaut wird.
Wichtig ist dabei ein geplanter Wissenstransfer. Prozesse, Dokumentationen und Entscheidungslogiken müssen sauber übergeben werden, um Abhängigkeiten zu vermeiden.
Dieser Ansatz kombiniert Geschwindigkeit mit Nachhaltigkeit.
Entscheidungshilfe
Stellen Sie sich folgende Fragen:
- Wie dringend brauchen wir Sales Operations?
- Wie groß ist unser Vertriebsteam heute – und in 12 Monaten?
- Können wir 9–12 Monate auf Wirkung warten?
- Wollen wir Flexibilität oder Exklusivität?
Je klarer diese Fragen beantwortet sind, desto eindeutiger fällt die Entscheidung aus.
Fazit
Es gibt keine pauschal richtige Lösung. Interne Sales Operations bieten Tiefe und Exklusivität, externe Geschwindigkeit und Flexibilität. Entscheidend ist, was Ihr Unternehmen jetzt braucht – nicht, was theoretisch ideal wäre.
Nächster Schritt:
Schluss mit Rätselraten
Lassen Sie uns gemeinsam analysieren, wo Ihr Vertrieb Zeit verliert – und wie Sie das ändern.
