Einleitung
Was schätzen Sie: Wie viel Zeit verbringt Ihr Vertrieb tatsächlich mit Verkaufen? Viele Head of Sales antworten spontan mit 60 oder 70 Prozent. Die Realität sieht deutlich anders aus. Studien von Forrester zeigen, dass Vertriebler im Durchschnitt nur rund 41 % ihrer Arbeitszeit mit aktiver Verkaufsarbeit verbringen.
Der Rest der Woche verschwindet in CRM-Pflege, internen Meetings, E-Mails, Reporting und der Suche nach Informationen. Das ist kein individuelles Versagen, sondern ein strukturelles Problem. Wer Vertrieb produktiver machen will, muss verstehen, wo Zeit verloren geht – und warum.
Die Zeit-Analyse
Ein Blick auf eine typische Vertriebswoche zeigt ein klares Bild. Von 40 Arbeitsstunden entfallen im Durchschnitt:
41 % auf aktives Verkaufen – Kundengespräche, Demos, Angebote
22 % auf administrative Aufgaben und CRM-Pflege
17 % auf interne E-Mails und Abstimmungen
12 % auf interne Meetings
8 % auf sonstige Tätigkeiten
Diese Verteilung ist in vielen Organisationen erstaunlich stabil – unabhängig von Branche oder Tool-Landschaft. Das Problem ist nicht, dass Vertriebler ineffizient arbeiten. Das Problem ist, dass sie zu viele Aufgaben übernehmen, die nichts mit Verkaufen zu tun haben.
Die wahren Zeitfresser
Der größte Zeitfresser ist die CRM-Pflege. Vertriebler verbringen häufig fünf bis zehn Stunden pro Woche damit, Daten zu aktualisieren, Felder zu pflegen oder Informationen nachzutragen. Das CRM wird dabei nicht als Unterstützung wahrgenommen, sondern als zusätzliche Arbeit.
Hinzu kommt Reporting. Pipeline-Updates, Forecast-Abfragen und spontane Management-Anfragen kosten Zeit und unterbrechen den Verkaufsfluss. Viele dieser Informationen könnten automatisiert oder zentral aufbereitet werden.
Ein weiterer Faktor ist das Lead-Management. Vertriebler qualifizieren Leads, suchen fehlende Informationen, prüfen Zuständigkeiten oder recherchieren Kontaktdaten. Aufgaben, die wichtig sind – aber nicht zwingend vom Vertrieb erledigt werden müssen.
Nicht zu unterschätzen sind interne Meetings. Forecast-Calls, Reviews und Abstimmungen sind notwendig, nehmen aber oft mehr Raum ein als erforderlich. Häufig fehlt eine klare Agenda oder saubere Vorbereitung.
Die Rechnung, die wehtut
Die wirtschaftlichen Auswirkungen sind erheblich. Ein Beispiel:
10 Vertriebler mit je 60.000 € Jahresgehalt verursachen Personalkosten von 600.000 € pro Jahr.
Bei 41 % Selling Time fließen rund 369.000 € dieser Kosten in administrative Tätigkeiten.
Würde derselbe Vertrieb auf 70 % Selling Time kommen, entspräche das einem zusätzlichen Verkaufszeit-Gegenwert von rund 186.000 € pro Jahr – ohne eine einzige Neueinstellung.
Das ist kein theoretischer Wert, sondern direkt messbarer Hebel.
Was hilft wirklich?
Die Lösung lautet nicht: „Macht schneller“ oder „Seid besser organisiert“. Das verschiebt die Verantwortung auf den Vertrieb und löst kein strukturelles Problem.
Was wirklich hilft, ist Aufgaben wegnehmen:
- administrative Tätigkeiten bündeln
- Prozesse vereinfachen
- Informationen automatisiert bereitstellen
Dafür gibt es drei realistische Optionen:
interne Entlastung durch klare Rollen, externe Unterstützung oder gezielte Automatisierung. In der Praxis ist es meist eine Kombination aus allen drei.
Der entscheidende Punkt: Vertrieb sollte verkaufen. Alles andere ist Aufgabe von Sales Operations.
Fazit
70 % Selling Time sind kein Wunschdenken. Sie sind erreichbar, wenn Unternehmen bereit sind, Strukturen zu verändern. Wer den Vertrieb von administrativen Aufgaben entlastet, steigert Produktivität, Motivation und Umsatz – ohne zusätzlichen Vertriebsdruck.
Nächster Schritt:
